ÇALIŞAN VE ÇALIŞAN ADAYLARI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

PİNEA LOJİSTİK TEKNOLOJİ SANAYİ VE TİCARET A.Ş. (“ VERİ SORUMLUSU ”)

ÇALIŞAN VE ÇALIŞAN ADAYLARI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Yürürlük Tarihi: ………. Version: 1.1.

 

Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır.

  • GİRİŞ
  • AMAÇ
  • KAPSAM
  • BU POLİTİKA’NIN DİĞER POLİTİKALARLA İLİŞKİSİ
  • GÜNCELLENEBİLİRLİK
  • 1. İŞE ALIM SÜRECİNDE KİŞİSEL VERİ TOPLANMASI
    • 1.1. İŞ İLANI VERME VE BAŞVURU SÜREÇLERİNDE KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
      • 1.1.1. İlan Veren Veri Sorumlusu Bilgilerinin Belirtilmesi
      • 1.1.2. Toplanan Kişisel Verilerin İşe Alım Süreci ile Uyumluluğu
      • 1.1.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
    • 1.2. MÜLAKAT SIRASINDA İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER
    • 1.3. İŞE ALIM ÖNCESİ YAPILAN ARAŞTIRMALAR
      • 1.3.1. Adayların Sağladığı Kişisel Verilerin Doğruluğunun Kontrolü ve Ek Araştırma Yapılması
      • 1.3.2. Araştırmanın Zamanı
      • 1.3.3. Araştırma Yöntemi
      • 1.3.4. Araştırma İçin İzin Alınması
    • 1.4. ADAYLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN SAKLANMASI VE GÜVENLİĞİ
      • 1.4.1. Adayların Kişisel Verilerinin Güvenliği
      • 1.4.2. İşe Alım Sürecine ilişkin Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
      • 1.4.3. İşe Alınan Adayların Çalışan Kayıtlarına Aktarılması Gereken Kişisel Verileri
      • 1.4.4. Başvurusu Kabul Edilmeyen Adayların Kişisel Verileri
  • 2. ŞİRKET İLE İŞ İLİŞKİSİNİN SONA ERMESİ SONRASINDA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
  • 3. ÇALIŞAN VERİLERİNİN İŞLENMESİ
    • 3.1. ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
      • 3.1.1. Çalışanlar’ın Bilgilendirilmesi ve Hukuka Uygun Kişisel Veri İşleme Şartlarına Dayalı Olarak Kişisel Veri İşleme
      • 3.1.2. İhtiyaçlar Doğrultusunda Gerektiği Kadar Kişisel Veri Toplanması
      • 3.1.3. Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması
      • 3.1.4. Özel Nitelikli Çalışan Verilerinin İşlenmesi
    • 3.2. ÇALIŞANLAR’IN SAĞLIK VERİLERİNİN İŞLENMESİ
      • 3.2.1. Sağlık Verilerinin Zorunlu Olmadıkça İşlenmemesi ve Ayrı Saklanması
      • 3.2.2. Sağlık Verilerinin Paylaşımı ve Bu Verilere Erişim
    • 3.3. ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE KİŞİSEL VERİLERİN İŞLEME AMAÇLARI
      • 3.3.1. Kişisel Verilerin Kategorizasyonu
      • 3.3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
      • 3.3.3. Veri Sorumlusu Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları
    • 3.4. YAN HAKLAR VE MENFAATLERİN SAĞLANDIĞI DURUMLARDA ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
    • 3.5. FIRSAT EŞİTLİĞİNİN GÖZETİLMESİ KAPSAMINDA ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
    • 3.6. USULSÜZLÜKLERLE MÜCADELE KAPSAMINDA ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
    • 3.7. ŞİRKET BİRLEŞME VE DEVRALMALARI İLE ŞİRKET YAPISINI DEĞİŞTİREN DİĞER İŞLEMLERDE ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
      • 3.7.1. Veri Sorumlusu Yapısı Değişikliği İçin Çalışanlar’ın Kişisel Verilerinin Paylaşılması
      • 3.7.2. Bilgilendirme Yapılması
    • 3.8. DİSİPLİN SORUŞTURMALARINDA ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
    • 3.9. ÇALIŞANLAR’IN KENDİLERİ HAKKINDA TOPLANAN KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN KANUNİ HAKLARI
      • 3.9.1. Çalışanlar’ın Kanuni Hakları
      • 3.9.2. Çalışanlar’ın Kanuni Haklarını Kullanmalarına ilişkin Esaslar
    • 3.10. ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞIMI
      • 3.10.1. Kişisel Veri Paylaşımına İlişkin Genel Kurallar
      • 3.10.2. Kişisel Veri Paylaşımına ilişkin Bilgilendirme ve Kayıt Tutma
      • 3.10.3. Kişisel Verilerin Yayınlanması
    • 3.11. ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN SAKLANMA SÜRESİ
      • 3.11.1. Çalışanlar’ın Kişisel Verilerinin Saklanma Süresine ilişkin Kurallar
      • 3.11.2. Saklanma Süresinin Dolmasından Sonra Kişisel Veriler Hakkında Alınacak Aksiyonlar
    • 3.12. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ KONUSUNDA DIŞ HİZMET SAĞLAYICI KULLANIMI
    • 3.13. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
  • 4. ÇALIŞANLAR’IN İŞYERİNDE GERÇEKLEŞTİRDİĞİ FAALİYETLERE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
    • 4.1. ÇALIŞANLAR’IN İŞYERİNDE GERÇEKLEŞTİRDİĞİ FAALİYETLERE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİ İŞLEME
      • 4.1.1. Çalışanlar’ın Hangi Amaçlarla Hangi İş Faaliyetleri Özelinde Kişisel Verilerinin İşleneceğinin Belirlenmesi
      • 4.1.2 Çalışanlar’ın İş Faaliyetlerine ilişkin Veri Sorumlusunun Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri Hakkında Bilgilendirilmesi
      • 4.1.3 Çalışanlar’ın İş Faaliyetlerine ilişkin Kişisel Veri İşlenmesi Sonucunda Elde Edilen Kişisel Verilerin Başka Amaçlarla Kullanılması
      • 4.1.4 Çalışanlar’ın İş Faaliyetlerine ilişkin Kişisel Veri İşlenmesi Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Karşı Çalışanlar’a Savunma Hakkı Verilmesi
    • 4.2. ÇALIŞAN’IN İŞ FAALİYETLERİYLE BAĞLANTILI GERÇEKLEŞTİRDİĞİ ELEKTRONİK HABERLEŞME İŞLEMLERİNE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
      • 4.2.1. Elektronik Haberleşme Araçlarının Kullanımına ilişkin Politika Belirlenmesi
      • 4.2.2. Kurumsal Elektronik Posta Kullanımına ilişkin Çalışanların Kişisel Verilerin İşlenmesi
      • 4.2.3. İnternet Kullanımına ilişkin Kişisel Verilerin İşlenmesi
      • 4.2.4. Çalışan’ın İş Faaliyetleriyle Bağlantılı Gerçekleştirdiği Elektronik Haberleşme İşlemlerine ilişkin Kişisel Verilerinin Saklama Süresi
  • 5. ÇALIŞANLAR’IN SAĞLIĞINA İLİŞKİN VERİLER
    • 5.1. ÇALIŞANLAR’IN SAĞLIK VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL YAKLAŞIM
      • 5.1.1. Sağlık Verilerin İşlenmesine ilişkin Koşullar
      • 5.1.2. Çalışanlar’ın Sağlık Verilerinin Belirtilen Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olarak İşlenmesi
      • 5.1.3. Sağlık Verilerini İşleyecek Kişilerin Belirlenmesi
    • 5.2. MUAYENE VE TESTLERDEN ELDE EDİLEN SAĞLIK VERİLERİNİN İŞLENMESİ
      • 5.2.1. Çalışan Adaylarından Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin Toplanması
      • 5.2.2. Çalışanların Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin Toplanması
      • 5.2.3. Muayeneden Elde Edilen Numunelerin Belirtilen İşleme Amacı Dışında Kullanılmaması
  • 6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI

GİRİŞ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”), kişisel verilerin korunması ve hukuka uygun işlenmesi ile ilgili önemli düzenlemeler getirmektedir.

KVK Kanunu kapsamında kişisel veri; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlanmaktadır. Kişisel veri işleme terimi ise kişisel verilerin toplanmasından silinmesine kadar geçen sürede yapılan her türlü işlem anlamına gelmektedir.

Kişisel verilerin korunması, Veri Sorumlusu için büyük hassasiyet arz etmekte olup Veri Sorumlusu’nun öncelikleri arasındadır. Kişisel verilerin işlenmesinde Veri Sorumlusunun uygun süreçlere sahip olması, hukuka uygun hareket edebilme yeteneğini önemli ölçüde arttıracak ve bu durum tüm ilgili faaliyetleri etkileyecektir.

AMAÇ

Veri Sorumlusu olarak, anayasal bir hak olarak düzenlenen kişisel verilerin korunması ve hukuksal güvence altına alınması konusunda, sorumluluğumuzun farkındayız ve kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde kullanımına önem veriyoruz.

Bu politikanın amacı Veri Sorumlusu’nun çalışan ve çalışan adaylarına ait kişisel verileri 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış olan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) uyumlu bir şekilde işlenmesini ve korunmasını sağlamak için izlenecek yöntem ve ilkeleri düzenlemektir.

Bu şekilde Veri Sorumlusu tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin işlenmesi ve korunması faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve kişisel veri sahiplerinin kişisel verilere dair mevzuattan kaynaklanan tüm haklarının korunması hedeflenmektedir.

KAPSAM

Bu Politikada yer alan düzenlemeler, Veri Sorumlusu çalışanlarının yanı sıra hala kişisel verileri işlenmekte olan eski çalışanlar ile Veri Sorumlusuna iş başvurusunda bulunan adaylar da bu Politika kapsamındadır. Bu Politikada yer alan “Çalışan” ifadesi, uygun olduğu ölçüde, Veri Sorumlusu çalışanlarını, eski çalışanları ve çalışan adaylarını kapsayacaktır.

BU POLİTİKA’NIN DİĞER POLİTİKALARLA İLİŞKİSİ

Bu Politika, Veri Sorumlusu çalışanlarının kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi konusunda oluşturulmuş bir politika olup, bu Politikada hüküm bulunmayan haller için kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel politikalarda yer alan hükümler uygulanacaktır.

GÜNCELLENEBİLİRLİK

Bu Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncelleme yapılması halinde çalışanlarımız, ilgili güncelleme hakkında çeşitli kanallar aracılığı ile bilgilendirileceklerdir.

1. İŞE ALIM SÜRECİNDE KİŞİSEL VERİ TOPLANMASI

1.1. İŞ İLANI VERME VE BAŞVURU SÜREÇLERİNDE KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

1.1.1. İlan Veren Veri Sorumlusu Bilgilerinin Belirtilmesi

Veri Sorumlusu, açık pozisyonlar için işe alım sürecini iş ilanıyla (internet sitesi, gazete ilanı, istihdam veya danışmanlık Veri Sorumlusu aracılığıyla veya benzeri yöntemlerle) başlatabilir veya kendisine iletilen özgeçmişleri değerlendirir.

Veri Sorumlusu olarak adayların kişisel verilerini hukuka uygun bir şekilde işleme ve bilgilendirme yükümlülüklerini yerine getirmeye özen gösterir. Bu kapsamda her bir iş ilanında veya başvuru formunda Veri Sorumlusunun unvanı ve iletişim bilgileri açıkça belirtilir.

1.1.2. Toplanan Kişisel Verilerin İşe Alım Süreci ile Uyumluluğu

Veri Sorumlusu kişisel veri sahibini bilgilendirme yükümlülüğünün yerine getirebilmesi için toplanan kişisel verilerin hangi amaçla toplandığı hususunda adayları bilgilendirir. Toplanan kişisel verilerin, aday tarafından başvurulan pozisyon dışında, başka bir pozisyon veya amaç için kullanılması veya paylaşılması öngörülüyorsa, bu kullanım ve paylaşım amaçları açıkça belirtilir.

İşe alım sürecinde kişisel verilerin toplanması için yöneltilen sorular ile kişisel veri toplamak amacıyla hazırlanan formlar her açık pozisyon türüne göre değerlendirilir ve gereksiz kişisel veri toplanmasının önüne geçecek önlemler alınır. Çalışanlardan toplanan bazı kişisel veriler, adayın işe alımı onaylanmadan istenmez. (Örneğin, banka hesap bilgileri).

Adayın başvurduğu işin niteliğine göre daha kapsamlı kişisel veri işlenmesi gerekli olduğu halde ancak söz konusu kişisel veriler işin niteliğine uygun olarak toplanır. İşin niteliği gereği talep edilen kişisel veriler sadece ilgili pozisyon için geçerlidir.

1.1.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Adayların ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve [güvenlik tedbirleriyle] ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.

Veri Sorumlusu tarafından, kanuni zorunluluk veya işin niteliği gereği olanlar hariç, işe alım kararı vermek amacıyla özel nitelikli kişisel veriler baz alınarak ayrımcılık yapılamaz veya bu amaçlarla işe alım sürecinde özel nitelikli kişisel veriler işlenmez.

İşin niteliği veya kanuni zorunluluk nedeniyle özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gerekiyorsa, ancak bu kapsama uygun düşen özel nitelikli kişisel veriler, mümkün olduğunca sınırlı olarak işlenir. Böyle bir durumda, işlenecek özel nitelikli kişisel verileri talep etme nedeni ve kullanım amacı hakkında başvuru formuyla veya ayrı bir açıklayıcı not ile aday bilgilendirilir.

Açık Rıza verilmesi durumunda, Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirlerini gösterir adli sicil kaydı belgesinin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve tali mevzuat kapsamında tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla; Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi amaçları dahilinde, işveren tarafından işlenebileceği ve kamu kurum ve kuruluşlarına ve hukuk müşavirine aktarılabilecektir.

1.2. MÜLAKAT SIRASINDA İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

Veri Sorumlusu; adaylar ile video konferans, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat gerçekleştirebilir.

Veri Sorumlusu mülakatı gerçekleştiren çalışanlarını, mülakat sırasında toplanan kişisel verilerin nasıl kayıt altına alınacağı ve muhafaza edileceği hakkında bilgilendirir.

Görüşmeyi yapan ilgili kişilerin mülakat sırasında kaydettikleri kişisel veriler hakkında, ilgili aday, kişisel verilerine ilişkin kanuni haklarını kullanmayı talep ederse; bu talep Veri Sorumlusu tarafından en geç 30 gün içerisinde cevaplandırır. Veri Sorumlusu, görüşmeyi gerçekleştirecek olan çalışanlarını bu konu hakkında bilgilendirir.

1.3. İŞE ALIM ÖNCESİ YAPILAN ARAŞTIRMALAR

1.3.1. Adayların Sağladığı Kişisel Verilerin Doğruluğunun Kontrolü ve Ek Araştırma Yapılması

İşe alım sürecinde adayların ilettiği kişisel verilerin doğruluğu Veri Sorumlusu tarafından başka kaynaklardan teyit edilebilir. Kontrol sadece aday tarafından iletilen kişisel verilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılır.

Veri Sorumlusu; aday tarafından iletilen kişisel verilerin doğruluğunun kontrol edilmesi durumunda, adayı bu husus hakkında (kontrol edilecek olan kişisel veriler, kullanılacak olan kontrol yöntemi ve kaynaklar hakkında) bilgilendirir ve [açık rıza gerektiği takdirde rızasını] alır. Ayrıca kontrol sonucu elde edilen bilgi ile iletilen kişisel veri arasında tutarsızlık olması durumunda, adaya durumu açıklama olanağı tanınır.

Ayrıca; bazı özel durumlarda Veri Sorumlusu tarafından aktif bir şekilde aday hakkında ek bilgilerin elde edilmesine ilişkin araştırma yapılabilir. Araştırma yapılması yerine, istenilen bilgilerin mümkün olduğu kadar adaydan alınmasına özen gösterilir.

Araştırma yapılması amacıyla paylaşılan kişisel verilerin, ilgili kişilerin muvafakati olduğunu ve rızaları dahilinde paylaşıldığını taahhüt etmesi beklenmektedir.

Aday hakkında araştırma yapılırken aşağıdaki koşulların mevcudiyeti aranır:

  • Kullanılan yöntemlerin hukuka uygun olması
  • Araştırılması gereken kişisel verilerin toplanamaması durumunda, Veri Sorumlusu veya müşterileri ve/veya iş ortakları açısından risk oluşması söz konusu olmalı, Aynı amaca ulaşmak için daha makul bir alternatif bulunmaması.

Veri Sorumlusu; hangi pozisyonlar için ek araştırma yapılması gerektiğini yukarıdaki koşullar ışığında önceden belirlemeye özen gösterirler.

Veri Sorumlusu, iş başvuru formunda veya ek açıklayıcı bilgilendirme notunda, adaylara ilişkin araştırma yapılacağı, araştırmanın kapsamı ve araştırma için kullanılacak olan kaynak çeşitleri hususlarına mümkün olduğunca yer vermeye çalışırlar. Araştırma sırasında ilgili kaynaklardan bilgi alınabilmesi için adayın hangi kişisel verilerinin paylaşılacağı hakkında da adaya bilgi verilir.

1.3.2. Araştırmanın Zamanı

Veri Sorumlusu tarafından adaylarla ilgili ek araştırma yapılması gerekli görülüyor ise, adaylara haklarında araştırma yapılacağı hususu işe alım sürecinin ilk aşamalarında bildirilir.

Veri Sorumlusu tarafından başvuruda bulunan kişi hakkında araştırma yapılması söz konusu olduğunda, araştırma işe alım sürecinin mümkün olduğu kadar sonuçlanmasına yakın bir aşamasında yapılır. Ön elemeden geçen adayların tümüne kapsamlı araştırma yapılmaz. Ancak açık pozisyona seçilme ihtimali yüksek adaylar hakkında kapsamlı araştırma yapılabilir.

1.3.3. Araştırma Yöntemi

Veri Sorumlusu aday hakkında araştırma yaparken aşağıdaki ilkelere uyar:

  • Araştırılan bilginin ilgili kaynaktan talep edilebilmesi için, bilgiyi söz konusu kaynaktan elde etme ihtimali yüksek olmalıdır.
  • Adayın ailesi veya yakın çevresine istisnai durumlarda başvurulmalıdır.
  • Araştırma sonucu elde edilen bilgi, kaynağın güvenilirliğine göre değerlendirilmelidir.
  • Hiçbir istihdam kararı güvenilirliği şüpheli olan bir kaynağa dayanmamalıdır.
  • Güvenilirliği kesin olmayan kaynaklardan elde edilen bilgilere itimat edilmemelidir.
  • Veri Sorumlusu, kendi bünyesindeki ilgili çalışanı veya araştırmayı üstlenecek olan kişileri araştırma yöntemi hakkında bilgilendirmelidir.
  • Araştırmanın sonucu adayın aleyhine sonuçlanır ise, söz konusu durum hakkında aday bilgilendirilmelidir. Veri Sorumlusu başvuran adayın sonuç hakkında bilgilendirilebilmesi ve adayın arzu ettiği takdirde duruma ilişkin açıklama yapabilmesini teminen bir sistem kurmalıdır.
  • Adayın sonuç hakkında vereceği açıklama dikkate alınmalıdır.
  • Araştırma sırasında adaydan farklı bir kişiye ilişkin kişisel veri elde edilmemesine özen gösterilmelidir.
  • Adaydan farklı bir kişiye ilişkin kişisel veri toplanması ve işlenmesi halinde, ilgili kişi, söz konusu durum ve bilginin işlenme yöntemi hakkında bilgilendirilmelidir. Bu bilgilendirmeyi gerçekleştirebilmek amacıyla bir sistem kurulması gerekmektedir.

1.3.4. Araştırma İçin İzin Alınması

Araştırma sırasında üçüncü bir kişiden bilgi ve belgenin toplanması adayın rızasına bağlı ise, Veri Sorumlusu adaydan açık rıza alır.

1.4. ADAYLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN SAKLANMASI VE GÜVENLİĞİ

1.4.1. Adayların Kişisel Verilerinin Güvenliği

İşe alım sürecinde Veri Sorumlusu, Çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin gösterdiği özeni aynı şekilde işe başvuran adaylara da gösterir. Bu kapsamda özellikle aşağıdaki önlemler alınır:

  • Başvurular dijital ortamda iletilmesi halinde, Veri Sorumlusunun bu verileri güvenli bir veri tabanında saklar.
  • Elektronik ortamda iletilen başvurular sadece işe alım sürecinden sorumlu olan kişiler tarafından erişilebilen dizin veya sistemlere kaydedilir.
  • Başvurular posta veya faks aracılığıyla iletiliyor ise, insan kaynaklarından sorumlu yetkili kişiye başvuruların iletilmesi sağlanır. Elde edilen fiziki belgelerin güvenliği sağlanır.
  • Veri Sorumlusu adayların kişisel verilerine erişimi, işe alım süreçlerini yürütmekle görevli olan kişilerle sınırlar. Söz konusu kişiler, adaylara ait kişisel verilerin işlenmesi ile alınacak güvenlik önlemleri hakkında düzenli aralıklarla bilgilendirilir.

1.4.2. İşe Alım Sürecine ilişkin Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Veri Sorumlusu işe alım sürecine ilişkin kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek adına her türlü teknik, idari ve hukuki tedbiri alır.

Veri Sorumlusu işe alım sürecine ilişkin adayın kişisel verilerini, bu verilerin işlenme amaçlarına uygun olan süre boyunca saklar. İş hukuku ve diğer ilgili düzenlemelere uyumlu olarak, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması durumunda, kişisel veriler, Veri Sorumlusu tarafından veya adayın talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Geçerli bir sebep olmadığı takdirde (muhtemel uyuşmazlıkların çözümü gibi), Veri Sorumlusu ilgili kişisel verileri işe alım sürecinden dolayı doğabilecek taleplerin zamanaşımı süresi bitiminden sonra imha eder veya ilgili zamanaşımı süresinin bitiminden itibaren adayın kişisel verileri anonimleştirilerek saklanmaya devam edilebilir.

İşe alım sürecinde adayın durumu hakkında araştırma yapılmış veya herhangi bir şekilde üçüncü kişilerden veri temin edilmiş ise; üçüncü kişilerden elde edilen bilgiler en kısa sürede silinir. Veri Sorumlusu araştırma yapılıp yapılmadığını, araştırmanın sonucunu ve adayın işe alınıp alınmadığını belirterek araştırmanın sonuçlarını saklayabilir.

1.4.3. İşe Alınan Adayların Çalışan Kayıtlarına Aktarılması Gereken Kişisel Verileri

Veri Sorumlusu açık pozisyona kabul edilen başarılı adayların özlük dosyalarına, adaylık süreci boyunca elde edilen kişisel verilerden hangi verilerin aktarılacağını özenle belirler. İş ilişkisi ve özlük dosyasının kapsamı gereği gerekli olmayan kişisel veriler yeni çalışanın özlük dosyasına aktarılmaz.

1.4.4. Başvurusu Kabul Edilmeyen Adayların Kişisel Verileri

Veri Sorumlusu başarıyla sonuçlanmayan başvuruları ileride açılabilecek pozisyonlar için değerlendirmek isterlerse, kayıtlarda adayların kişisel verilerini tutabilir. Bu amaçla kişisel veri tutulacaksa; iş başvuru formunda veya ek açıklayıcı belgelerde Veri Sorumlusunun adayları bu konuda bilgilendirmeleri ve talep etmeleri durumunda bilgilerin kayıtlardan silinebileceğini belirtir.

2. ŞİRKET İLE İŞ İLİŞKİSİNİN SONA ERMESİ SONRASINDA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Veri Sorumlusu ile iş ilişkisi sona eren Çalışanlar’ın kişisel verileri, olası hukuki uyuşmazlıklarda kullanılma amacı başta olmak üzere KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirlenen şartların varlığı halinde işbu Politika’da belirtilen amaçlarla işlenebilecektir.

3. ÇALIŞAN VERİLERİNİN İŞLENMESİ

3.1. ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ

3.1.1. Çalışanlar’ın Bilgilendirilmesi ve Hukuka Uygun Kişisel Veri İşleme Şartlarına Dayalı Olarak Kişisel Veri İşleme

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ını; kendileri hakkında işlenen kişisel verilerin hangileri olduğu, kişisel verilerin hangi amaçlarla ve sebeplerle işleneceğini, kişisel verilerin hangi kaynaklardan toplandığını, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı hakkında bilgilendirir.

Veri Sorumlusu, işledikleri kişisel verileri değerlendirerek, KVK Kanunu’nda yer alan şartlardan en az birisine dayalı olarak bu verileri işlerler. Bu şartlar;

  • Çalışan’ın açık rızasının olması,
  • Veri işlemenin ilgili kanunlarda açıkça öngörülmesi,
  • Fiili imkânsızlık sebebiyle Çalışan’ın açık rızasının alınamaması,
  • Veri işlemenin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgi olması,
  • Veri Sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,
  • Kişisel verinin kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
  • Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
  • Meşru menfaate dayalı olarak verilerin işlenmesidir.

Bu şartlardan en az birisinin varlığı halinde kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilebilir. Veri işleme faaliyeti, şartlardan birisine veya birden fazlasına dayalı olarak gerçekleştirilebilir.

Açık rıza alınması gereken durumlarda, söz konusu açık rıza alma işlemi, kişisel verilerin işlenmesinden önce tamamlanır.

3.1.2. İhtiyaçlar Doğrultusunda Gerektiği Kadar Kişisel Veri Toplanması

Veri Sorumlusu, mutlaka açık ve öngörülebilir bir ihtiyaç üzerine Çalışanlar’dan kişisel veri toplar. Veri Sorumlusu, toplanan verilerin bahsi geçen ihtiyaçları karşılama konusunda elverişli olmasını sağlar.

Yukarıda belirtilen prensibe uyumluluğu sağlamak amacıyla çalışanların kişisel veri girişi yaptığı her türlü form ve girdi yöntemi denetlenir. Bu denetim, mevcut form ve girdi yöntemleri için en kısa sürede; yeni oluşturulacak form ve girdi yöntemleri için bunların kullanılmasına başlanmadan önce tamamlanır. Yapılacak denetim neticesinde gereksiz veri toplanmasını sağlayan kısımlar ilgili form ve girdi yönteminden çıkarılır. Ayrıca bu kısımlar sayesinde elde edilen kişisel veriler derhal silinir ya da anonimleştirilir.

3.1.3. Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın kişisel verilerinin güncelliğini sağlamak adına gerekli önlemleri alır.

Bu kapsamda özellikle aşağıda hususlara dikkat edilir:

  • Çalışanlar’ın, değişme ihtimali olan kişisel verileri (adres, telefon, aile/yakın bilgisi vb.) tespit edilir.
  • Değişme ihtimali olan kişisel verilerin elektronik ortamda kolayca görülmesine yönelik önlemler alınır.
  • Değişme ihtimali olan kişisel verilerin elektronik ortamda herkes tarafından değil; sadece ilgili Çalışan’ın kendisi ve diğer erişim yetkilileri tarafından görülmesi sağlanır.
  • Çalışanlar’ın değişme ihtimali olan kişisel verileri elektronik ortamda görmesi imkanı bulunmuyorsa; bu kişisel verilerin fiziki ortamda gösterilebilmesi için gereken tedbirler alınır.
  • Çalışanlar’ın değişme ihtimali olan kişisel verilerini güncel tutmaları sağlanır. Bu kapsamda farkındalık çalışmaları ile ilgili insan kaynakları personeli tarafından aktif takip yapılır.

Yukarıda açıklanan yöntem haricinde Veri Sorumlusu; kendine özgü koşullara göre Çalışanlar’ın işlenmekte olan kişisel verilerini güncel tutmak için gerekli önlemleri alır.

3.1.4. Özel Nitelikli Çalışan Verilerinin İşlenmesi

Kişisel verilerin bir kısmı, KVK Kanunu kapsamında “özel nitelikli kişisel veri” olarak ayrı şekilde düzenlenmekte ve özel bir korumaya tabi olmaktadır.

Özel nitelikli kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve [güvenlik tedbirleriyle] ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Veri Sorumlusu sağlık verilerini, çalışanın açık rızası bulunmayan durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işleyebilir:

  • Çalışan’ın sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, sadece kanunlarda öngörülen hallerde,
  • Çalışan’ın sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar eliyle işleyebilir.

3.2. ÇALIŞANLAR’IN SAĞLIK VERİLERİNİN İŞLENMESİ

3.2.1. Sağlık Verilerinin Zorunlu Olmadıkça İşlenmemesi ve Ayrı Saklanması

Sağlık verileri, özel nitelikli kişisel veriler arasında yer almaktadır. Başta Çalışanlar’ın kaza ve hastalık raporları olmak üzere Çalışanlar’ın sağlık verileri, diğer kişisel verilerinden ayrı olarak saklanır. Çalışan’ın işe gelmediği günlere ya da karıştığı kaza ve diğer olaylara ilişkin bilgiler kullanılırken Çalışan’ın sağlık verilerinin kullanılmasından mümkün olduğunca kaçınılır.

3.2.2. Sağlık Verilerinin Paylaşımı ve Bu Verilere Erişim

Sağlık verilerinin paylaşımında özel nitelikli kişisel veriler için getirilen yasal yükümlülükler dikkate alınarak ve bu yükümlülüklere uygun olarak bu paylaşım işlemleri yürütülür.

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın sağlık verileri ile ilgilenen kişilerin yukarıdaki durumlar hakkında bilgilendirilmesini ve eğitilmesini düzenli aralıklarla sağlar.

Veri Sorumlusu kural olarak, Çalışanlar’ın sağlık verilerini diğer Çalışanlar’ın erişimine açmaz. Ancak hukuken Veri Sorumlusu’nun meşru menfaatleri gereği bir işin ve bu işle ilgili olarak da bu verilerin işlenmesi zorunlu ise; bu işle görevli olan personelin işin gereğini yerine getirmekle sınırlı olmak kaydıyla bu kişisel verileri işlemeleri için gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak kendilerine erişim hakkı sağlanır.

Yöneticilerin kendi yönetimsel rollerini yerine getirebilmeleri açısından zorunlu olarak bilmeleri gereken sağlık verileri, yöneticilere açıklanabilir. Veri Sorumlusu’nun yöneticileri, sağlık verilerinin hassasiyeti ve bu verilerin KVK Kanunu’ndaki işleme şartları konusunda, sağlık verileri kendileriyle paylaşılmadan önce bilgilendirir.

3.3. ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE KİŞİSEL VERİLERİN İŞLEME AMAÇLARI

3.3.1. Kişisel Verilerin Kategorizasyonu

Bu Politika kapsamında, Veri Sorumlusu tarafından çalışanların aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel verileri işlenmektedir.

Veri Sorumlusu nezdinde; Veri Sorumlusunun meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVKK’nun 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bu amaçlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki süjelerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, KVK Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

Kişisel Veri Kategorizasyonu

Açıklama

Kimlik Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler

İletişim Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler

Finansal Bilgi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen, Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler

Mesleki Deneyim Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde, Şirket’in Kişisel Veri Sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre işlenen; diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, aday başvuru formları, referans görüşme bilgileri, iş görüşmesi bilgileri, transkript bilgileri gibi veriler.

Özlük Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri

Görsel/İşitsel Bilgi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

Şirket’in hukuki süreçleri, alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükleri kapsamında işlenen veriler, adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, gelen giden evraklar, dava dosyaları gibi bilgiler.

Müşteri İşlem Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in ticari faaliyetleri ve iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet çek bilgisi, sipariş bilgisi, talep bilgisi, teklif, hizmet numarası gibi bilgiler.

İşlem Güvenliği Bilgisi

Şirket’in faaliyetlerini yürütürken, gerek Kişisel Veri Sahibi’nin gerekse de Şirket’in teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğine ilişkin işlenen IP Adres bilgileri, İnternet Sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi kişisel veriler

Pazarlama Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in ticari faaliyetleri ve iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen alışveriş geçmişi bilgileri, anket, çerez kayıtları, kampanya çalışmasıyla elde edilen veriler

Lokasyon Verisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişisel veri sahibinin iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, ürün ve hizmetlerinin kullanımı sırasında veya çalışanların araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler; GPS lokasyonu, seyahat verileri v.b.

Risk Yönetimi Bilgileri

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in Kişisel Veri Sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen veriler.

3.3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Veri Sorumlusu, KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir.

Bu çerçevede; Veri Sorumlusu kişisel verileri, bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdaki amaçlarla işleyebilmektedir:

Faaliyet

Amaç

Satın Alma ve Tedarik Faaliyetleri

Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Satın Alma Yönetimi

Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Sözleşme Yönetimi

Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sipariş Yönetimi Süreci

İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Sipariş Formu Oluşturma

İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Hizmet Alım Süreci

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Satış ve Pazarlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Ürün Ve Hizmetleri Pazarlama Süreci

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi Süreci

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

Kurum Ve Kuruluşlarla Yazışmaların Yürütülmesi

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Fiyat Teklifi Süreci

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

Banka ve Ödeme İşlemleri

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi

Maaş Ödeme Süreci

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Personel Ödeme Ve Avans İşlemleri

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

İşe Başvuru Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

İşe Giriş Süreci

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Çalışanın Özlük Dosyasının Oluşturulması

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

İnsan Kaynakları Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
Diğer – Fesih İşlemlerinin Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi

Bordro ve Maaş Dosyasının Hazırlanması

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi

Dava ve İcra Takip Süreci

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Hukuki İşlemlerin Yürütülmesi

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Fesih İşlemleri

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Diğer – Fesih İşlemlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

İşe Giriş Ve Özlük Dosyası Oluşturma Süreci

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Özlük Dosyası Oluşturma Süreci

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

SGK-Tahakkuk İşlemleri

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İşkur İşlemleri

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

İzin İşlemlerinin Yürütülmesi

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Finansal Faaliyetlerin Yürütülmesi

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Finansal Tablolar Hazırlanması Ve İlgili Kurumlara Gönderilmesi

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Muhasebe Kaydı Yapılması

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi

Cari Hesap Mutabakatları

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Muhasebe departmanına gelen evrakların, yazışmaların takibi ve cevaplanması

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Ticari Faaliyetin Yürütülmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Sigorta Süreci

Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Genel Ödeme Ve Avans İşlemleri

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Ödeme İşlemleri

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Personel Masraf Takibi ve Ödemesi

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Ödeme Süreci (Genel)

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Dava, İcra Takibi ve İcra Daireleri İşlemlerinin Takibi

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Dava, İcra Takibi ve İcra Dairelerine Yapılan Ödemelerin Takibi

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Mutabakat Süreci

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Fatura Süreci

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Muhasebe İşlemleri

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Cari Kayıt İşlemleri

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Vergi Süreçleri

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Ba/Bs Beyanname – Mutabakat Süreci

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Banka İşlemleri

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İşe Giriş Bildirimleri

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi
Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Personel İzinlerinin Takibi Ve İşlemleri

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

İşten Çıkış Süreci

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Resmi Kurum ve Kuruluş İşlemleri

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Hukuki Süreçlerin Takibi Ve Şirketin Temsili

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Dava Ve/Veya İcra Takibi

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Ba/Bs Beyanname Süreci

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Bordrolama Süreci

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Faturalandırma

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Tahsilat İşlemleri

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Masraf Ve Avans Takibi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Ödeme Süreci

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

SGK Tahakkuk Ve İşkur İşlemleri

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Finansal Planlama Ve Raporlama

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Noter İşlemleri

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

Ticaret Sicil Tescil Süreçleri

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İdari İşler ve Faaliyetlerin Yürütülmesi

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

Çalışan İstihdamı

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Müşteri İlişkilerinin Yönetilmesi Süreci

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Süreci

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
Talep / Şikayetlerin Takibi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Müşteri İletişim Yönetimi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
Talep / Şikayetlerin Takibi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Müşteri İletişiminin Sağlanması

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
Talep / Şikayetlerin Takibi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

5651 Süreci – Internet Erişim Kayıtları

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Erişim Yönetimi – Kullanıcı Yetkilendirme (Ör: Ad, Erp, Sap, Netsis Vs.)

Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Loglama Yönetimi

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi Süreci

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

Database Yönetimi

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Yedekleme

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Bilgi Sistemlerinin Güvenliği

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Firewall Erişim Kayıtları

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

3.3.3. Veri Sorumlusu Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Veri Sorumlusu, KVKK’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak Politika ile yönetilen çalışanların kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:

Yurtiçi Alıcılar: Tedarikçiler, Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları, Gerçek Kişiler veya Özel Hukuk Tüzel Kişileri, Diğer – Hukuk Müşaviri, Diğer – Hukuk Müşaviri , Diğer – Mali Müşavir, Diğer – Hukuk Müşaviri – Mali Müşavir

Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

Yurtiçi Alıcı Grupları ile Yurtdışı (Güvenli Ülke) Alıcı Gruplarına kişisel verilerinizin paylaşılmasında öncelikle ölçülülük ilkesi gözetilerek KVKK m. 5 ve m. 6 hükümleri gözetilmektedir.

  • Yurtiçi alıcı gruplarından hukuk müşaviri ile Veri Sorumlusunun meşru menfaati olması nedeniyle hukuki uyuşmazlık süreçlerinin yürütülmesi, iş hukukundan kaynaklı ihtarnamelerin gönderilmesi, ceza hukukundan kaynaklı şikayet etme hakkı ve suç duyurusunda bulunma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, haciz ihbarnamelerine cevap verilmesi amacı; muhasebe /sözleşmeli mali müşavirlik muhasebe faaliyetlerinin yerine getirilmesi amacı ile ofisimiz ile paylaşılmaktadır.
  • Kişisel verilerinizin kamu kurum ve kuruluşlar ile mahkemelerce usulüne uygun olarak talep edilmesi durumunda ve/veya veri sorumlusunun hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacı ile veri sorumlusu tarafından işlenen kişisel verileriniz paylaşılmaktadır

Hukuk müşaviri, muhasebe/mali müşavir ve kamu kuruluşları haricinde, yurt içi gerçek veya tüzel kişiler ile güvenli ülkelerdeki gerçek veya tüzel kişiler ile paylaşılacak olan kişisel verileriniz iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve veri sorumlusunun sözleşmeden kaynaklı yükümlülüğünün yerine getirilmesi amaçları ile paylaşılmaktadır.

 

Yurtdışı Alıcılar: Gerçek Kişiler veya Özel Hukuk Tüzel Kişileri, Tedarikçiler

Bilişim hizmeti sunan firmalar ile günümüzde yaygın olarak kullanılan anlık ileti ya da online iletişim kanalları ile hizmet sunumu amacıyla yurt dışı menşeili platform ve uygulamalar olması sebebiyle güvenli ilan edilen ülkeler dışında açık rızanız alınması durumunda paylaşılmaktadır.

Yurtdışına aktarılacak olan kişisel verilerinizden bilişim hizmeti sunan firmalar dışında aktarılacak kişisel verileriniz Gerçek veya tüzel kişiler ile paylaşılacak olan kişisel verileriniz iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve veri sorumlusunun sözleşmeden kaynaklı yükümlülüğünün yerine getirilmesi sebepleri güvenli ilan edilen ülkeler dışında açık rızanız alınması durumunda paylaşılmaktadır.

3.4. YAN HAKLAR VE MENFAATLERİN SAĞLANDIĞI DURUMLARDA ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ

Özel sağlık sigortası, hayat sigortası, ferdi kaza sigortası, Veri Sorumlusu aracı, bireysel emeklilik, esnek yan fayda programı ya da benzeri faydalar bu başlık altında yan haklar ve menfaatler olarak adlandırılır.

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın kişisel verilerinin Çalışanlar’a yan haklar ve menfaatler sağlamak için hizmet alınan üçüncü kişilerle paylaşılmasında, asgari düzeyde veri paylaşmaya özen gösterir. Bahsi geçen üçüncü kişilerle sadece, ilgili yan hak ve menfaatin sağlanması için zorunlu olan kişisel veriler paylaşılır. Ayrıca, bu kapsamda toplanan kişisel verilerin başka bir amaçla kullanılmaması için gerekli tedbirler alınır.

Hizmet alınan üçüncü kişilerle paylaşılacak kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadıkları paylaşımdan önce değerlendirilir.

3.5. FIRSAT EŞİTLİĞİNİN GÖZETİLMESİ KAPSAMINDA ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ

Veri Sorumlusu Çalışanlar arasında fırsat eşitliğini sağlamak amacıyla gerekli olduğu ölçüde kişisel veri işleyebilir.

Fırsat eşitliğinin sağlanması için işlenen kişisel veriler belirli aralıklarla kontrol edilir. Fırsat eşitliğinin sağlanması amacıyla işlenen kişisel veriler mümkün olan en geniş kapsamda anonimleştirilerek kullanılır.

3.6. USULSÜZLÜKLERLE MÜCADELE KAPSAMINDA ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın usulsüz işlemlerini engellemek adına değişik birimlerde bulunan kişisel veri setlerini karşılaştırabilir.

Usulsüzlüklerle mücadele kapsamında yapılacak kişisel veri seti karşılaştırma işlemleri için kurallar Veri Sorumlusu tarafından belirlenir.Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Veriye Erişen Taahhütnamesi’ne tüm çalışanların riayet etmesi beklenir.

Veri Sorumlusu usulsüz işlemlerin tespiti amacıyla çalışanlarının kişisel verilerini ancak aşağıdaki koşullar veya benzeri koşullardan birinin varlığı halinde paylaşır:

  • Hukuken ilgili Çalışan’ın kişisel verilerinin paylaşılmasının zorunlu olması,
  • Çalışan’ın kişisel verilerinin paylaşılmaması halinde bir suçun önlenmesinin ya da tespit edilmesinin mümkün olmayacağına dair güçlü şüphe bulunması,
  • İlgili Çalışan’ın iş sözleşmesinde, kişisel verilerinin bu kapsamda paylaşılmasına ilişkin hüküm bulunması.

3.7. ŞİRKET BİRLEŞME VE DEVRALMALARI İLE ŞİRKET YAPISINI DEĞİŞTİREN DİĞER İŞLEMLERDE ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ

Veri Sorumlusu birleşme ve devralmaları da dahil Veri Sorumlusu yapısını değiştiren tüm işlemler bu bölüm altında değerlendirilmektedir.

3.7.1. Veri Sorumlusu Yapısı Değişikliği İçin Çalışanlar’ın Kişisel Verilerinin Paylaşılması

Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu yapısı değişikliği amacıyla Çalışanlar’ın kişisel verilerini paylaşma gereksinimi duyduklarında; öncelikle bu kişisel verilerin mümkün olduğu ölçüde anonimleştirilerek paylaşılmasını sağlar.

Anonimleştirilerek paylaşılması mümkün olmayan Çalışan kişisel verileri için karşı taraftan sadece Veri Sorumlusu yapısı değişikliği ile ilgili işlemleriyle sınırlı olarak bu kişisel verileri kullanacağı, kişisel verilerin KVK Kanunu’nun veri güvenliği hükümleri uyarınca korunacağı ve KVK Kanunu’nun ilgili hükümlerine uygun olarak işleneceği, kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmayacağı ve ilgili işlemler tamamlandıktan sonra kişisel verilerin silineceği veya yok edileceğini konularında taahhüt alınır.

3.7.2. Bilgilendirme Yapılması

Bilgilendirmenin Veri Sorumlusu menfaatlerine olumsuz herhangi bir etkisi olmayacak ise (örneğin Veri Sorumlusu birleşmesi işlemi çerçevesinde kişisel verilerinin paylaşıldığını öğrenen Çalışan’ın bu bilgiyi kullanarak Veri Sorumlusu hisse fiyatlarına etki etmesi gibi), Çalışanlar’a hangi kişisel verilerinin ne amaçla paylaşıldığına ve kullanılacağına ilişkin bilgilendirme yapılır.

Çalışanlar, ayrıca, hangi kişisel verilerinin Veri Sorumlusu yapısı değişikliği sonucu yeni işverenlerine aktarılacağı konusunda bilgilendirilir.

3.8. DİSİPLİN SORUŞTURMALARINDA ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ

Veri Sorumlusu, disiplin soruşturmaları sırasında da Çalışanlar’ın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yükümlülüklere aynen uymak zorundadırlar. Bu kapsamda özelikle aşağıdaki aksiyonlar alınır:

  • Disiplin soruşturmalarına ilişkin politika ve prosedürlerin kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklerle uyumlu hale getirilmesi,
  • Disiplin soruşturmaları kapsamına giren kişisel verilere de Çalışanlar’ın kişisel verilerine erişme hakkı kapsamında erişilebileceği konusunda disiplin soruşturmaları yapmaya yetkili kişilerin bilgilendirilmesi,
  • Disiplin soruşturmaları sırasında hukuka aykırı yöntemlerle kişisel veri elde edilmemesini sağlayacak önlemlerin alınması,
  • Disiplin soruşturmaları sırasında kullanılacak olan kişisel verilerin doğru ve güncel olmasına dikkat edilmesi,
  • Disiplin soruşturmasına ilişkin kişisel verilerin ve kayıtların güvenli şekilde saklanması,
  • Çalışanlar hakkındaki asılsız iddiaların, eğer bunların silinmemesi için herhangi bir hukuki sebep bulunmuyorsa, çalışanların dosyalarından silinmesinin sağlanması.

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın kişisel verilerine sadece disiplin soruşturmasının varlığı sebebiyle keyfi olarak erişilmesine engel olur. Bu kapsamda kişisel verilerin elde edilme amaçlarına uygun düşmüyorsa veya soruşturma konusunun ciddiyetine göre kişisel verilere erişmek orantısız bir işlem olarak değerlendiriliyorsa salt disiplin soruşturması nedeniyle çalışanların kişisel verilerine erişilemez.

3.9. ÇALIŞANLAR’IN KENDİLERİ HAKKINDA TOPLANAN KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN KANUNİ HAKLARI

3.9.1. Çalışanlar’ın Kanuni Hakları

Çalışanlar’ın kişisel verilerine ilişkin olarak ilgili mevzuat gereği aşağıdaki hakları bulunmaktadır:

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  6. İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  7. (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

3.9.2. Çalışanlar’ın Kanuni Haklarını Kullanmalarına ilişkin Esaslar

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın kanuni haklarını kullanabilmelerini, gerekli başvuruların yapılabilmesini ve yapacakları başvurulara en geç 30 gün içerisinde cevap verilmesini sağlayacak her türlü idari, hukuki ve teknik önlemleri alır ve ilgili süreçleri tasarlayarak bu konuda Çalışanlar’ı bilgilendirir.

Veri Sorumlusu tarafından kanuni haklarını kullanan Çalışanlar’a verilecek cevaplarda üçüncü kişilerin kişisel verilerinin ifşa edilmemesi için gereken her türlü özen gösterilir.

3.10. ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞIMI

3.10.1. Kişisel Veri Paylaşımına İlişkin Genel Kurallar

Veri Sorumlusu Çalışanlar’ın kişisel verilerinin paylaşımına ilişkin iç prosedürlerini belir. Veri paylaşım taleplerinin bu konuda yetkin Çalışanlarca cevaplanması sağlanır.

Veri Sorumlusu dışından gelen veri paylaşım taleplerinin (adli makamlar, idari makamlar, sigorta Veri Sorumlusu talepleri gibi) gerçekliği ve doğruluğunun teyidi konusunda gerekli önlemler alınır. Veri Sorumlusu dışından gelen veri paylaşım taleplerinin yazılı olarak gerçekleştirilmesi esastır.

Çalışanların kişisel verilerinin gelen talep üzerine yurtdışına gönderilmesi halinde kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasına ilişkin her türlü idari, hukuki ve teknik önlem alınır.

Çalışanların kişisel verilerinin paylaşılması hukuki bir yükümlülük teşkil ediyorsa, yalnızca bu hukuki yükümlülüğün kapsamına uygun şekilde kişisel veri paylaşımı yapılabilir.

Uluslararası veri aktarımı ve özel nitelikli kişisel verilerin aktarımına ilişkin kanuni şartlar saklı kalmak kaydıyla; Çalışanların kişisel verileri ancak aşağıdaki şartlardan birisinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarılabilir:

  • Veri sahibinin açık rızasının olması,
  • Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
  • Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumdaysa veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
  • Hukuki bir yükümlülüğün yerine getirilmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise, Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise
  • Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
  • Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ilgili Topluluk Veri Sorumlusunun meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

3.10.2. Kişisel Veri Paylaşımına ilişkin Bilgilendirme ve Kayıt Tutma

Çalışanlar’ın kişisel verilerinin üçüncü kişilerle paylaşılması halinde verilerin paylaşılmasından önce, veri paylaşımının KVK Kanunu’nda yer alan şartlardan birisine dayalı olması aranır.

Çalışanlar’ın, daha önce bilgilendirilmemiş olmaması halinde, en geç paylaşım anında bu paylaşım ile ilgili olarak bilgilendirilmesi sağlanır. Ancak bu bilgilendirme hukuka aykırılık yaratıyorsa veya yetkili makamların yapacağı bir soruşturma hakkında önceden uyarı niteliği taşıyorsa ilgili Çalışan konuya ilişkin bilgilendirilmez.

Rutin olarak gerçekleştirilmeyen Çalışanlar’ın kişisel verilerinin Veri Sorumlusu dışı paylaşım talepleri ve bu kapsamda yapılan paylaşımlar Veri Sorumlusu tarafından kayıt altına alınabilir. Bu kapsamda asgari olarak paylaşıma onay veren kişi, paylaşım talebinde bulunan kişi, paylaşım gerekçesi, paylaşım tarih ve saati ile paylaşılan veri tipleri kayıt altına alınır. Bu kayıtların düzenli olarak kontrol edilmesi ve incelenmesi sağlanır.

3.10.3. Kişisel Verilerin Yayınlanması

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın kişisel verilerini ancak aşağıdaki şartlara dikkat ederek yayınlayabilir:

  • Kişisel verilerin yayınlanması için hukuki bir hak veya yükümlülük bulunması veya Çalışan’ın yayınlama için açık rıza vermiş olması,
  • Kişisel verilerin açıkça elverişsiz olmaması.
  • Veri Sorumlusu, kişisel verilerin yayınlanması neticesinde elde edilecek faydalar ile Çalışanlar’ın gizliliğinin korunacağına ilişkin beklentileri dengeleyici bir yaklaşım ile hareket ederler.

Yıllık raporlar, yayınlar ya da internet siteleri gibi mecralarda bazı Çalışanlar’ın isimlerinin ve diğer kişisel verilerin yayınlanması halinde, bu durumlar özel olarak değerlendirilir ve açık rıza alınması gereksinimi olup olmadığı belirlenir. Açık rıza alınması gerektiğine kanaat getirilmesi halinde ilgili Çalışanlar’ın açık rızası kişisel verilerin yayınlanmasından önce alınır. Açık rıza alınması sırasında paylaşılacak kişisel veri tipleri tek tek Çalışan’a bildirilir.

3.11. ÇALIŞANLAR’IN KİŞİSEL VERİLERİNİN SAKLANMA SÜRESİ

3.11.1. Çalışanlar’ın Kişisel Verilerinin Saklanma Süresine ilişkin Kurallar

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın kişisel verilerinin saklanmasında mevzuatın getirdiği yükümlülükleri de göz önünde bulundurarak makul süreler belir. Çalışanlar’ın kişisel verilerinin saklanma süresi, kural olarak ilgili veriye ilişkin mevzuatın öngördüğü süreyi ve her halükarda mevzuatın belirlemiş olduğu en uzun zamanaşımı süresini aşamaz. Ancak Çalışanlar’ın kişisel verilerinin belirtilen sürelerden daha uzun süre saklanmasında uygun bir fayda görülmesi halinde Çalışanlar’ın kişisel verilerinin saklanma süresi bu faydaya uygun olarak uzatılabilir.

Çalışanlar’ın kişisel verilerinin saklanma süresi her bir veri tipi ya da kategorisi için ayrı ayrı belirlenir.

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın kişisel verilerinin saklanması ve silinmesi işlerinin takibi için gerekli olan teknik ve idari tedbirleri alır.

3.11.2. Saklanma Süresinin Dolmasından Sonra Kişisel Veriler Hakkında Alınacak Aksiyonlar

Çalışanlar’ın kişisel verilerinin saklanma süresinin dolmasından sonra bu kişisel verilerin anonimleştirilmesi, silinmesi veya yok edilmesi sağlanır.

Veri Sorumlusu, saklanma süresinin dolmasından sonra Çalışanlar’ın kişisel verilerinin, anonimleştirerek saklama gereği duyulmaması halinde, silinmesini veya yok edilmesini sağlar. Kişisel verilerin silinme işleminin etkinliğinin sağlanması için gereken önlemler alınır.

3.12. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ KONUSUNDA DIŞ HİZMET SAĞLAYICI KULLANIMI

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın kişisel verilerinin işlenmesi konusunda dış hizmet sağlayıcılar kullanabilirler. Ancak Veri Sorumlusu, dış hizmet sağlayıcılar konusunda aşağıdaki önlemleri almak zorundadır:

  • Dış hizmet sağlayıcının ilgili mevzuatın ve sektör uygulamalarının gerektirdiği teknik ve idari güvenlik önlemlerini almış olduklarının kontrol edilmesi,
  • Dış hizmet sağlayıcının ilgili mevzuatın ve sektör uygulamalarının gerektirdiği teknik ve idari güvenlik önlemlerini almış olduklarını belirli aralıklarla denetlenmesi,
  • Dış hizmet sağlayıcı ile gerekli teknik ve idari güvenlik önlemlerinin alınmasına yönelik şartlar da içeren sözleşme yapılması,
  • Kişisel verilerin yurtdışındaki dış hizmet sağlayıcılarına gönderilmesi halinde gerekli hukuki, idari ve teknik önlemlerin alınması.

3.13. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

Çalışan verilerinin güvenliğini sağlamak için Veri Sorumlusu gereken tüm makul önlemleri alır. Alınan önlemler yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek şekilde kurgulanır.

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın iş faaliyetleri özelinde gerçekleştirilecek kişisel veri işleme faaliyetleri için Veri Sorumlusu içinde sorumlu Çalışanlar tayin eder. Çalışanlar’ın bu kapsamda kişisel veri işleme faaliyetinden sorumlu olacak ve bu işleme neticesinde elde edilen kişisel verilere erişim yetkisi olacak Çalışan sayısı olabildiğince sınırlı tutulur. Bu kapsamda Veri Sorumlusu, mevcut durumda bu verilere erişimi gereksiz olan Çalışanlar var ise bu Çalışanlar’ın erişim yetkilerini kaldırır veya sınırlar. Çalışanlar’ın kişisel verilerine sadece erişim ile yetkili olan kişilerin erişmesini sağlamak adına gereken fiziki güvenlik önlemleri alınır. Bu kapsamda ayrıca erişim yetkili kişilerin gereksiz yere geniş yetki sahibi olması engellenir.

Bilgi sistemleri üzerinde kimlerin Çalışanlar’ın kişisel verilerine eriştiğinin tespit edilmesini sağlayacak denetim izi gibi önlemler alınır. Bu kapsamda oluşturulacak erişim kayıtları düzenli olarak kontrol edilir ve yetkisiz erişimlere yönelik soruşturma mekanizmaları oluşturulur.

Çalışanlar’ın kişisel verilerine erişimi olan diğer Çalışanlar’ın gerekli güvenlik kontrollerinden geçirilmeleri esastır. Bunun yanında bu kişilerin gerekli korumaları sağlayan gizlilik sözleşmesi/taahhütnamesi imzalaması veya iş sözleşmelerinde bu kapsamda hükümlere yer verilmesi ve bu kişilerin sorumlulukları hakkında sürekli olarak eğitilmesi sağlanır.

Çalışanlar’a ait kişisel verilerin dizüstü bilgisayarlar gibi çeşitli vasıtalarla işyerinden çıkarılması halinde gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve bu önlemler hakkında ilgili çalışanların bilgilendirilmesi sağlanır.

4. ÇALIŞANLAR’IN İŞYERİNDE GERÇEKLEŞTİRDİĞİ FAALİYETLERE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

4.1. ÇALIŞANLAR’IN İŞYERİNDE GERÇEKLEŞTİRDİĞİ FAALİYETLERE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİ İŞLEME

Bu Bölüm altında Çalışanlar’ın Veri Sorumlusunu faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında gerçekleştirdikleri işlemler özelinde, hangi kişisel verilerinin işlenebileceğine ilişkin (iletişim, araç kullanımı v.b.) hususlar ile bu konuda Veri Sorumlusu tarafından uyulması gereken esaslar detaylandırılmaktadır.

4.1.1. Çalışanlar’ın Hangi Amaçlarla Hangi İş Faaliyetleri Özelinde Kişisel Verilerinin İşleneceğinin Belirlenmesi

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın hangi iş faaliyetleri özelinde ve hangi amaçlarla kişisel verilerini işlediklerini (e-mail kontrolü, araç takip cihazları kullanımı, kamera ile izleme gibi) tespit eder ve kişisel verilerin işlenme amaçları ile sağlanmak istenen sonuca uygun olacak kişisel veri işleme yöntemlerini belirler.

Veri Sorumlusu, kendi bünyelerinde gerçekleştirecekleri değerlendirme sonucu, Çalışanlar’ın iş faaliyetleri özelinde gerçekleştirilecek kişisel veri işleme amaçlarının veya yöntemlerinin kişisel verilerin korunması kurallarına uygunluğunu sağlar.

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın iş faaliyetleri özelinde gerçekleştirilecek kişisel veri işleme faaliyetlerinde görevli Çalışanlar’ını kişisel verilerin korunması ve konuya ilişkin diğer mevzuat, ilgili mevzuat kapsamında dikkat edilmesi gereken hususlar ve Veri Sorumlusunun mevzuattan kaynaklanan yükümlülükleri konusunda bilgilendirilir. Bu faaliyetler neticesinde elde edilen kişisel verilere erişimi olan Çalışanlar ile yapılan sözleşmelere ilave gizlilik ve güvenlik yükümlülükleri eklenir veya bu kişiler tarafından gizlilik politikaları/taahhütnameleri imzalanması sağlanır.

4.1.2. Çalışanlar’ın İş Faaliyetlerine ilişkin Veri Sorumlusunun Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri Hakkında Bilgilendirilmesi

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ı; işle ilgili gerçekleştirmiş olduğu faaliyetleri kapsamında ne şekilde bir kişisel veri işleme faaliyetinde bulundukları (e-mail kontrolü, araç takip cihazları kullanımı, kamera ile izleme gibi), bu kişisel verilerin işlenme amaçları ve prosedürleri hakkında bilgilendirir.

Veri Sorumlusu; iş saatleri içerisinde iş ve işyeri kurallarına uygun davranılıp davranılmadığının ve Çalışan’ın görevlerini gereği gibi yerine getirip getirmediğinin tespiti ve işyeri ortamında huzur ve düzeni bozacak hareketler yapılıp yapılmadığının takibi ve benzeri amaçlarla Çalışan’ın kişisel verilerini işlemekteyse ilgili Çalışanlar’ı açıkça ve detaylı olarak bilgilendirmesi gerekir.

Çalışanlar’ın kendi iş faaliyetleriyle ilgili işvereni tarafından hangi kişisel veri işleme faaliyetleri yürüttüğünden haberdar edilmeleri ve farkındalık oluşması için Veri Sorumlusu nezdinde, çalışma ortamının doğasına uygun olarak uyarılar yerleştirilir.

4.1.3. Çalışanlar’ın İş Faaliyetlerine ilişkin Kişisel Veri İşlenmesi Sonucunda Elde Edilen Kişisel Verilerin Başka Amaçlarla Kullanılması

Çalışanlar’ın iş faaliyetleriyle ilişkili işlenen kişisel verileri, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen şartlara ve 4. maddesinde öngörülen kişisel verilerin işlenmesi ilkelerine uygun olarak, hukuka uygun başka amaçlar için de işlenebilir.

4.1.4. Çalışanlar’ın İş Faaliyetlerine ilişkin Kişisel Veri İşlenmesi Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Karşı Çalışanlar’a Savunma Hakkı Verilmesi

Çalışanlar’ın iş faaliyetlerine ilişkin kişisel verilerinin işlenmesi sonucunda elde edilen veriler üzerinden bir Çalışan aleyhinde şikayet prosedürü veya disiplin süreci başlatılmadan önce, Çalışanlar’a elde edilmiş verileri görme, bu veriler hakkında açıklamada bulunma ve savunma hakkı verilir.

4.2. ÇALIŞAN’IN İŞ FAALİYETLERİYLE BAĞLANTILI GERÇEKLEŞTİRDİĞİ ELEKTRONİK HABERLEŞME İŞLEMLERİNE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

4.2.1. Elektronik Haberleşme Araçlarının Kullanımına ilişkin Politika Belirlenmesi

Veri Sorumlusu tarafından Çalışanlar’a sunulan telefon, faks, e-posta, laptop, internet ve benzeri elektronik haberleşme araç ve vasıtalarının denetlenmesi söz konusu ise, bu elektronik haberleşme araç ve vasıtalarının kullanımına ilişkin politika belirlenerek Çalışanlar’ın bilgisine sunulur. Bu politika içerisinde, Çalışanlar’ın belirlenen kurallara aykırı davranması halinde uygulanacak yaptırımlara da yer verilir.

Elektronik haberleşme araçlarının kullanımına ilişkin mevcut politikalar var ise, bu politikaların kişisel verilerin korunması mevzuatı ile diğer ilgili mevzuata uyumluluğu değerlendirilir; politikalar kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumlu olacak şekilde revize edilir.

Veri Sorumlusu, elektronik haberleşme araçlarının şahsi kullanımı konusunda kendi politikalarını belirler.

Elektronik haberleşme araçlarının şahsi amaçlarla kullanıma izin verilmesi halinde, izin verilen şahsi kullanım sınırları belirlenir ve Çalışan’a bu sınırlar bildirilir.

Çalışanlar’ın, işle ilgili haberleşme içeriklerinin her zaman denetlenebileceğinin farkında olmaları ve bu konuda bilgilendirilmeleri önem taşır.

4.2.2. Kurumsal Elektronik Posta Kullanımına ilişkin Çalışanların Kişisel Verilerin İşlenmesi

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın kurumsal e-postalarının kullanımına yönelik faaliyetleriyle alakalı kişisel verilerini işleyebilir. Bu kişisel veri işleme faaliyetlerinin kapsamı ve amacı konusunda Çalışanlar’ın açık bir şekilde bilgilendirilmesi esastır. Buna ilaveten bu kişisel veri işleme faaliyetlerinin hukuki niteliği ve kapsamı konusunda mutlaka hukuki değerlendirme yapılır.

4.2.3. İnternet Kullanımına ilişkin Kişisel Verilerin İşlenmesi

Veri Sorumlusu, işyerindeki internet kullanımına ilişkin sınırlamalar getirebilir ve bu sınırlamalara uyulup uyulmadığını denetleyebilir.

İnternet kullanımına ilişkin kişisel verilerin işlenmesinde, Veri Sorumlusu bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında Çalışanlar’ını açık bir şekilde bilgilendirir.

Hukuki bir yükümlülüğün yerine getirilmesi için internet kullanımının izlenmesi gerekmekte ise veya ilgili veri işleme KVK Kanunu’nda belirtilen şartlardan bir başkasını karşılıyor ise, Çalışanlar’dan ayrıca açık rıza alınması gerekmez. Ancak bu kişisel verilerin KVK Kanunu’nda belirtilen kişisel veri sahibinin rızasına tabi olmayan kişisel veri işleme şartlarına dayalı amaçlar dışında işlenmesi durumunda ayrıca Çalışan’dan açık rıza alınır.

4.2.4. Çalışan’ın İş Faaliyetleriyle Bağlantılı Gerçekleştirdiği Elektronik Haberleşme İşlemlerine ilişkin Kişisel Verilerinin Saklama Süresi

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’ın iş faaliyetleriyle bağlantılı gerçekleştirdiği elektronik haberleşme işlemlerine ilişkin kişisel verilerinden hangilerinin saklanacağı ve bu bilgilerin saklanma süresine ilişkin prosedürlerini belirler. Mevzuattan kaynaklanan başka bir yükümlülük mevcut değilse, bu Politika’nın 3.2 Bölümünde belirtilen amaçlarla işlenen kişisel veriler, iş sözleşmesi süresi boyunca ve sözleşmenin bitiminden itibaren gerçekleştirilen faaliyetin niteliğine göre ortaya çıkabilecek hukuki uyuşmazlığın gerektirdiği zamanaşımı süresi boyunca saklanabilir. Bu verilerin saklanmasına izin veren hukuki düzenlemeler dikkate alınarak verilerin saklanma süresi gözden geçirilir. Bu süre istisnai durumların varlığı halinde uzatılabilir. Sürenin uzatılması halinde Çalışanlar süre uzatımına, gerekçeye ve saklanan kişisel veri tiplerine ilişkin bilgilendirilir.

5. ÇALIŞANLAR’IN SAĞLIĞINA İLİŞKİN VERİLER

5.1. ÇALIŞANLAR’IN SAĞLIK VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL YAKLAŞIM

5.1.1. Sağlık Verilerin İşlenmesine ilişkin Koşullar

Sağlık verileri bu Politika’da, özel nitelikli kişisel verilerin korunması için öngörülen düzenlemelere uygun olarak işlenir.

Çalışan’ın rızası gereken durumlarda, sağlık testinden elde edilen sağlık verilerinin kullanılabilmesi için Veri Sorumlusu Çalışan’dan sadece testin yapılmasına ilişkin değil; test sonuçlarının kaydedilmesi, kullanılması ve paylaşılmasına ilişkin de açık rıza alır.

5.1.2. Çalışanlar’ın Sağlık Verilerinin Belirtilen Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olarak İşlenmesi

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’a yapılacak sağlık anketlerinde, sadece gerçekten gereken bilgilerin toplandığından emin olur ve gereksiz bilgi talep edilmemesi hususuna özen gösterir.

Veri Sorumlusu, Çalışanlar’dan tüm sağlık verilerini Veri Sorumlusu ile paylaşması için genel bir açık rıza vermesini isteyemez. Veri Sorumlusu, sadece belirtilen amaç için gerçekten gerekli olduğu düşünülen sağlık verilerinin Veri Sorumlusu ile paylaşılmasını isteyebilir.

5.1.3. Sağlık Verilerini İşleyecek Yetkili Kişilerin Belirlenmesi

Çalışanlar’ın sağlık verilerini işleyecek veya işlemeye yetkilendirecek Veri Sorumlusu Çalışanları’nın ilgili mevzuat ve oluşturulan gizlilik politikası hakkında bilgi sahibi olması sağlanır.

Çalışan’ın sağlık verileri bu işi yapmaya yetkin kişiler tarafından analiz edilir.

5.2. MUAYENE VE TESTLERDEN ELDE EDİLEN SAĞLIK VERİLERİNİN İŞLENMESİ

5.2.1. Çalışan Adaylarından Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin Toplanması

Veri Sorumlusu, işe alınması muhtemel olan adayların söz konusu işe uygun olup olmadığına karar vermek için ilgili adaya testler yapılmasını talep edebilir. Bu testleri aynı zamanda herhangi bir kanuni yükümlülüğünü yerine getirmek için veya muhtemel Çalışan’ın tabi olacağı sigorta türünü belirlemek için de yapabilir.

Veri Sorumlusu, muayene ve testlerin hangi amaçlarla yürütüleceğini önceden belirler.

Veri Sorumlusu, amaçlarını da göz önünde bulundurarak kişinin sağlık verilerine daha az müdahil olunabilecek yöntemleri izler.

İşe alım sürecinde tıbbi muayene veya sağlık testi sadece kişinin gerçekten işe alınma ihtimali yüksek ise yapılır.

Veri Sorumlusu, iş başvurusu sürecinin ilk zamanlarında, işe alınma ihtimalinin yüksek olması halinde sağlık muayenesi veya testi yapılabileceğine dair adayı bilgilendirir.

5.2.2. Çalışanların Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin Toplanması

Veri Sorumlusu, iş sağlığı ve güvenliği programı kapsamında tıbbi muayene ve testler aracılığıyla Çalışanlar’a ait sağlık verilerini toplayabilir. Yasal mevzuata göre zorunlu muayene ve testler dışında kalan muayene ve testlere katılmak, Çalışan’ın kendi seçimine bırakılır.

Veri Sorumlusu, muayene ve testleri mevzuata göre zorunlu muayene ve testlerin tamamlanması ve İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlar için işleyecektir. İş yeri hekimi ve/veya kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından kişisel verilerin işlenmesinin çalışanın açık rıza vermesine bağlı değildir.

Veri Sorumlusu amaçlarını da göz önünde bulundurarak kişinin sağlık verilerine daha az müdahil olunabilecek yöntemleri izler. Örneğin, Çalışan’ın sağlık verilerini öğrenmek için muayene sonuçlarına bakmak yerine sağlık anketi yapabilir.

5.2.3. Muayeneden Elde Edilen Numunelerin Belirtilen İşleme Amacı Dışında Kullanılmaması

Veri Sorumlusu, sağlık kontrollerinin ve testlerin hangi amaçla gerçekleştirildiği konusunda Çalışanlar’ı açıkça bilgilendirir.

Veri Sorumlusu hiçbir şekilde Çalışan’dan gizli bir şekilde ona ait biyometrik/genetik numunelerini (parmak izi, saç teli vs.) toplamaz. Kanuni sebeplere dayalı olarak gerçekleştirilen faaliyetler istisna oluşturur.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI

KVKK’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Veri Sorumlusu’nun kararına istinaden veya çalışanın talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda Veri Sorumlusu ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere Veri Sorumlusu içerisinde gerekli teknik ve idari tedbirleri alarak; bu konuda gerekli işleyiş mekanizmaları geliştirmiş olup; bu yükümlüklerine uygun davranmak üzere ilgili iş birimlerini eğitmekte, görevlendirme ve farkındalıklarını sağlamaktadır.

KVKK Politikamızı incelediğiniz teşekkür ederiz.

PİNEA LOJİSTİK TEKNOLOJİ SANAYİ VE TİCARET A.Ş.

pinea@hs01.kep.tr

Kazım Dirik Mah. Ankara Cad. 296 Sok. Folkart Time Bornova 1.Blok No:8 K:7 Kapı No:711 Bornova 35100 İzmir

0232 203 40 52 – 0232 203 40 54

info@pinealogistics.com 

www. pinealogistics.com